Les Pistes Polonaises
Association déclarée
SIREN : 991 332 024
SIRET : 991 332 024 00017
RNA : W632015340
N° TVA : FR43991332024
Siège social : 43 B avenue de Grande Bretagne, 63000 Clermont-Ferrand, France
E-mail : lespistespolonaises@gmail.com
Site internet : https://lespistespolonaises.org/
Dernière mise à jour : 17/09/2026
1. Dispositions générales
La présente politique de confidentialité explique de quelle manière l’association Les Pistes Polonaises (« l’Association », « nous ») collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des personnes qui utilisent notre site internet, nous contactent, adhèrent à l’Association ou participent à ses activités.
L’Association traite les données personnelles conformément aux dispositions légales applicables, notamment :
- le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD ») ;
- la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« Loi Informatique et Libertés ») ;
- la réglementation applicable aux cookies et autres technologies de suivi.
La présente politique concerne les données traitées par l’intermédiaire du site lespistespolonaises.org, des formulaires disponibles sur le site, des échanges électroniques, de l’adhésion à l’Association ainsi que de certains outils utilisés pour l’organisation de ses activités.
2. Responsable du traitement des données personnelles
Le responsable du traitement des données personnelles est :
LES PISTES POLONAISES
43 B avenue de Grande Bretagne
63000 Clermont-Ferrand
France
E-mail : lespistespolonaises@gmail.com
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse e-mail indiquée ci-dessus.
3. Quelles données personnelles pouvons-nous traiter ?
Les données traitées dépendent de la manière dont une personne entre en contact avec l’Association ou participe à ses activités.
3.1. Contact via le site internet
Lorsqu’une personne utilise le formulaire de contact, nous pouvons notamment traiter :
- ses nom et prénom ;
- son adresse e-mail ;
- son numéro de téléphone, lorsqu’il est fourni ;
- le contenu de son message ;
- toute autre information communiquée volontairement dans son message.
Les données transmises par l’intermédiaire du formulaire peuvent être conservées à la fois dans le système du site internet et dans la messagerie électronique de l’Association.
3.2. Adhésion à l’Association
Dans le cadre de l’adhésion, nous pouvons traiter :
- les nom et prénom ;
- l’adresse postale ;
- l’adresse e-mail ;
- le numéro de téléphone ;
- la date de naissance ;
- les informations communiquées volontairement dans le champ « Quelques mots sur vous » ;
- les informations relatives au paiement de la cotisation ;
- les informations nécessaires à la tenue du registre des adhérents.
Les champs « Quelques mots sur vous », adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone sont facultatifs. Les informations communiquées peuvent notamment permettre à l’Association de contacter ses membres, de mieux connaître leurs centres d’intérêt, leurs compétences et leurs éventuels talents et, le cas échéant, de développer son offre destinée à la communauté polonaise.
Nous ne demandons pas, dans ce champ, de données appartenant aux catégories particulières de données personnelles ni d’informations qui ne seraient pas nécessaires à la finalité indiquée.
3.3. Données relatives aux paiements
Les cotisations peuvent être réglées par virement bancaire, en espèces ou par chèque.
L’Association ne conserve pas les données relatives aux cartes bancaires et ne propose pas de paiement par carte bancaire directement sur son site internet.
En cas de virement bancaire, nous pouvons traiter les informations relatives à la réalisation et à l’identification du paiement, dans la mesure nécessaire à la tenue de la comptabilité et des documents financiers de l’Association.
3.4. Newsletter
Les membres de l’Association sont inscrits à la liste de diffusion de l’Association dans le cadre de leur adhésion, conformément au règlement d’adhésion.
Seule l’adresse e-mail du membre est transmise à MailerLite. Nous ne transmettons pas à MailerLite les autres données relatives à l’adhésion, telles que l’adresse postale, le numéro de téléphone ou la date de naissance.
MailerLite peut traiter des informations techniques relatives à l’envoi des messages, notamment les informations concernant leur délivrabilité et leur ouverture.
Chaque newsletter contient un lien permettant de se désinscrire de la liste de diffusion.
Après la fin de l’adhésion, l’adresse e-mail peut rester dans le système d’envoi pendant une période limitée afin de permettre à l’ancien membre de renouveler son adhésion à l’Association. À l’issue de cette période, l’adresse est supprimée, sauf si la personne s’est désinscrite auparavant.
4. À quelles fins utilisons-nous les données ?
Les données personnelles peuvent notamment être traitées aux fins suivantes :
- répondre aux messages et demandes adressés à l’Association ;
- traiter les demandes d’adhésion ;
- tenir à jour la liste des membres ;
- gérer les adhésions et les cotisations ;
- assurer la tenue des documents financiers et administratifs requis ;
- transmettre aux membres des informations relatives aux activités de l’Association ;
- envoyer la newsletter ;
- organiser les événements et activités de l’Association ;
- administrer et sécuriser le site internet ;
- modérer les commentaires publiés sur le site ;
- documenter les activités de l’Association ;
- publier des contenus relatifs aux activités de l’Association, notamment des photographies, conformément aux règles décrites ci-dessous ;
- protéger les droits et intérêts de l’Association, notamment lorsqu’il est nécessaire de démontrer le respect de ses obligations légales.
5. Bases juridiques du traitement des données
Selon la finalité concernée, l’Association peut traiter les données sur les bases juridiques suivantes :
- article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD : lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution des démarches liées à l’adhésion ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne avant son adhésion ;
- article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD : lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, notamment en matière de conservation des documents comptables et financiers ;
- article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD : lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de l’Association, notamment pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site internet, gérer les communications, documenter ses activités ou défendre ses droits ;
- article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD : lorsque le traitement repose sur le consentement de la personne, notamment lorsque celui-ci est requis pour l’utilisation de son droit à l’image.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
6. Membres de l’Association et durée de conservation des données
Les données des membres actifs sont conservées pendant la durée de leur adhésion et aussi longtemps que nécessaire à l’accomplissement des obligations administratives et légales qui y sont liées.
À la fin de l’adhésion, les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées après une période transitoire de 6 mois. Cette période permet notamment de conserver la possibilité de contacter un ancien membre concernant un éventuel renouvellement de son adhésion.
Certaines informations peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l’exige, notamment en ce qui concerne les documents financiers et comptables.
L’Association peut également conserver un nombre limité d’informations concernant les personnes ayant participé de manière significative à ses activités, lorsque cela est justifié par des finalités d’archivage ou par la documentation de l’histoire et des activités de l’Association.
Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables en matière de conservation.
7. Formulaires du site internet
Les données transmises par l’intermédiaire du formulaire de contact ou du formulaire d’adhésion sont utilisées uniquement dans la mesure nécessaire au traitement de la demande concernée.
L’accès à ces données est limité aux personnes autorisées à participer à la gestion et aux activités de l’Association.
Dans le cas du formulaire d’adhésion, les données peuvent être transférées dans le registre interne des membres tenu par l’Association.
8. Google / Gmail / Google Sheets
L’Association utilise les services Google pour :
- assurer ses échanges électroniques via l’adresse lespistespolonaises@gmail.com ;
- conserver et gérer le registre interne des membres à l’aide de Google Sheets.
L’accès aux données contenues dans les feuilles de calcul internes est limité aux personnes participant à la gestion de l’Association et ayant besoin de ces informations dans le cadre de leurs fonctions.
Google est un prestataire de services indépendant et peut traiter les données conformément à ses propres conditions de service et à sa politique de confidentialité.
9. MailerLite
L’Association utilise le service MailerLite pour l’envoi de sa newsletter.
MailerLite reçoit de l’Association les adresses e-mail des personnes inscrites sur la liste de diffusion. Le système peut également traiter des informations techniques relatives à la délivrabilité et à l’ouverture des messages.
MailerLite agit en tant que prestataire du service utilisé par l’Association pour gérer l’envoi de la newsletter. Les informations détaillées relatives au traitement des données par MailerLite sont disponibles dans la documentation et la politique de confidentialité de ce prestataire.
10. Commentaires sur le site
Le site internet peut permettre la publication de commentaires.
Selon les paramètres de WordPress, la personne publiant un commentaire peut être invitée à fournir certaines données, telles que son nom ou pseudonyme et son adresse e-mail. Ces données peuvent être traitées afin de permettre la publication et la gestion des commentaires, de lutter contre le spam et d’assurer la sécurité du site.
Les commentaires peuvent être modérés, supprimés ou identifiés comme indésirables.
WordPress.com indique que les données associées aux commentaires sont conservées pendant la durée de leur présence sur le site. La suppression d’un commentaire permet leur suppression depuis l’interface de gestion des commentaires par le propriétaire du site, sous réserve des règles et durées de conservation appliquées par le prestataire.
11. Photographies et droit à l’image
L’Association peut prendre des photographies lors des événements qu’elle organise afin de documenter ses activités et d’en informer le public.
Lors d’événements publics, des photographies à caractère général ou documentaire peuvent être publiées afin de rendre compte de l’événement dans son ensemble, y compris lorsque des personnes apparaissent dans un groupe ou dans la foule.
Lorsqu’une personne constitue le sujet direct et principal d’une photographie, l’Association veille à disposer de la base juridique appropriée, notamment du consentement de la personne lorsque celui-ci est requis.
Les membres de l’Association sont informés des règles relatives à l’utilisation de leur image et donnent leur consentement approprié lors de leur adhésion à l’Association.
L’Association ne publie pas l’image des enfants sur son site internet ni dans ses supports de communication.
Dans le cadre de concours, notamment de concours destinés aux enfants et aux jeunes, des règles spécifiques concernant la publication des informations relatives aux lauréats peuvent s’appliquer, conformément au règlement propre à chaque concours.
12. Réseaux sociaux et communication
L’Association utilise Facebook, Instagram et WhatsApp pour communiquer avec ses membres, informer sur ses activités et promouvoir ses événements.
Les liens présents sur le site de l’Association et renvoyant vers ces services constituent uniquement des liens vers des plateformes externes.
La simple présence d’un lien sur le site ne signifie pas que l’Association transmet les données de la personne consultant le site à ces plateformes.
Après avoir quitté le site et accédé à une plateforme externe, l’opérateur de celle-ci peut toutefois traiter des données personnelles conformément à ses propres règles de confidentialité et conditions d’utilisation.
13. Cookies et autres technologies
Le site internet utilise les fonctionnalités de WordPress.com et peut utiliser des cookies et technologies similaires nécessaires au bon fonctionnement du site, à la gestion des formulaires et des commentaires, à la sécurité ainsi qu’à la mémorisation de certains paramètres.
À notre connaissance et au regard de la configuration actuelle du site, nous n’utilisons pas de cookies à des fins de publicité comportementale propre à l’Association et nous ne vendons pas de données personnelles.
Nous n’utilisons pas non plus Google Analytics ni Meta Pixel.
Certains cookies techniques peuvent être nécessaires au fonctionnement du site et, à ce titre, être exemptés de l’obligation de recueillir un consentement préalable. Conformément aux règles de la CNIL, les cookies et autres traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires à la fourniture du service demandé nécessitent le consentement préalable de l’utilisateur.
La configuration des services WordPress peut évoluer avec les mises à jour du prestataire. Si, à l’avenir, des cookies ou technologies de suivi supplémentaires nécessitant un consentement sont utilisés sur le site, les informations appropriées ainsi que les mécanismes permettant à l’utilisateur d’exercer son choix seront mis en place avant leur utilisation.
14. Destinataires des données
Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités concernées, aux :
- membres du bureau et personnes autorisées par l’Association ;
- prestataires de services informatiques utilisés par l’Association ;
- prestataire d’hébergement et plateforme WordPress.com ;
- services Google, dans le cadre de l’utilisation de Gmail et Google Sheets ;
- services MailerLite, dans le cadre de l’envoi de la newsletter ;
- autorités publiques ou autres organismes habilités, lorsque la communication des données est imposée par la loi.
L’Association ne vend pas de données personnelles et ne les communique pas à d’autres organisations à des fins de prospection commerciale sans base juridique appropriée.
15. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Certains services utilisés par l’Association sont fournis par des entreprises internationales. Selon la configuration des services et la localisation des infrastructures utilisées par les prestataires, certaines données peuvent être traitées en dehors de l’Espace économique européen.
Dans ce cas, les prestataires doivent mettre en œuvre les mécanismes juridiques appropriés prévus par le RGPD, lorsqu’ils sont applicables, tels qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
16. Sécurité des données
L’Association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation.
L’accès au registre interne des membres est limité aux personnes participant aux activités de l’Association et ayant besoin de ces données dans le cadre de leurs fonctions.
Compte tenu de la nature des échanges sur Internet, l’Association ne peut toutefois garantir une sécurité absolue des données transmises par Internet.
17. Droits des personnes concernées
Toute personne dont les données sont traitées dispose, dans les conditions prévues par le RGPD et les autres dispositions applicables, notamment des droits suivants :
- droit d’accès à ses données ;
- droit d’obtenir une copie de ses données ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli ») ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition à certains traitements ;
- droit à la portabilité des données, lorsque ce droit est applicable ;
- droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.
L’étendue de ces droits dépend de la base juridique et de la finalité du traitement concerné. Une demande d’effacement ne peut pas toujours être satisfaite lorsque l’Association est légalement tenue de conserver certaines données.
Pour exercer ces droits, il est possible de contacter l’Association à l’adresse :
lespistespolonaises@gmail.com
La demande doit, dans la mesure du possible, préciser les données ou le traitement concernés.
L’Association peut prendre les mesures nécessaires afin de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande lorsque cela est nécessaire à la protection des données personnelles.
En principe, une réponse à une demande correctement formulée est apportée dans les meilleurs délais et au plus tard dans le délai prévu par le RGPD.
18. Droit d’introduire une réclamation
Si une personne estime que ses données personnelles sont traitées en violation de la réglementation applicable, elle peut en premier lieu contacter l’Association à l’adresse :
lespistespolonaises@gmail.com
Toute personne dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En France, l’autorité compétente en matière de protection des données personnelles est :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy
75007 Paris
France
https://www.cnil.fr/
La CNIL recommande de contacter en premier lieu l’organisme concerné afin de lui permettre d’examiner et, le cas échéant, de résoudre la demande.
19. Mise à jour de la politique de confidentialité
La présente politique peut être mise à jour en cas de modification du fonctionnement de l’Association, des outils utilisés, de la réglementation applicable ou des pratiques en matière de protection des données personnelles.
La version actualisée de la politique est publiée sur le site :
En cas de modification substantielle, l’Association prendra les mesures appropriées afin d’en informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.
20. Contact
Pour toute question concernant la présente politique, le traitement des données personnelles ou l’exercice des droits prévus par le RGPD, vous pouvez contacter :
Les Pistes Polonaises
43 B avenue de Grande Bretagne
63000 Clermont-Ferrand
France
E-mail : lespistespolonaises@gmail.com
